칼럼

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인생당신의 디지털 자료를 정리하는 효율적인 방법 (조종희 작가)

2024-05-08


당신의 디지털 자료를 정리하는 효율적인 방법


당신이 생각하는 완벽한 자료 정리 시스템을 상상해 보라. 당신의 인생의 모든 필요한 정보가 적절한 곳에 완벽히 저장되어 있는 시스템 – 모든 문서, 파일, 노트정리, 연구 자료 등등. 이런 시스템은 일단 만들기도 쉬워야 하고, 유지하는 것은 더 쉬워야 할 것이다. 이것은 당신의 필요가 변함에 따라 바뀔 수 있도록 유연해야 하는 동시에 당신의 모든 자료를 담을 수 있을 만큼 종합적이어야 한다. 당신이 어디에 있든지 접속해서 사용할 수 있도록 클라우드 기반의 시스템이면 좋을 것이다. 그리고 당신의 커리어와 인생에 도움을 줄 수 있도록 설계되어야 한다. 이런 시스템은 과연 어떤 시스템일까? 이 모든 기준에 부합하는 훌륭한 시스템 하나를 소개한다. 이 시스템은 PARA라고 불리우며, 어떤 플랫폼에서든지 디지털 자료를 정리할 수 있는 간단하지만 유연한 시스템이다.


당신의 모든 인생을 관통하는 4가지 카테고리

PARA는 Project, Area, Resource, Archive의 줄임말이다. 

프로젝트 (Project)는 당신이 지금 현재 하고 있는 일이다. 예를 들어 회사에서 당장 해야 하는 일, 다가오는 시험을 위한 공부, 고장난 자동차 수리, 청소를 위해 필요한 청소기 구입 등이다. 

영역 (Area)은 당신이 장기적으로 관리하고 싶은 영역이다. 예를 들면 당신이 회사에서의 성장을 위해 투자하고 싶은 코딩 지식 공부, 건강을 위해 해야 하는 꾸준한 운동, 혈당 억제를 위한 식단 관리, 인맥 확대를 위한 네트워킹 등이다.

자원 (Resource)은 당신에게 미래에 유용할 수 있는 주제 혹은 관심에 대한 자료이다. 예를 들어 당신이 집을 사게 될 경우에 찾아보게 될 인테리어 관련 자료, 혹은 앞으로 쓰게 될 책에 필요할 지도 모를 연구 자료들 등이다.

기록 (Archive)은 과거에 앞의 세 개 카테고리에서 발생하였고 지금 현재는 쓰지 않는 자료들이다. 예를 들면 과거에 완료된 프로젝트 관련 자료, 과거에는 유용했지만 지금 당장은 필요 없는 영역에 대한 자료 등이다. 

당신의 방대한 인생이 이 네 가지의 카테고리로 다 정리가 된다는 사실을 믿기 어려울 수도 있다. 하지만 자료 정리 시스템은 이렇게 단순할수록 좋다. 자료 정리 시스템이 복잡하다면 그것 때문에 자료 정리를 더 하기 싫어질 가능성이 높기 때문이다. 


정리의 기본 원리 – 당신의 프로젝트와 목표대로 정보를 정리하는 것

우리 대부분은 학교에서 정리를 배웠다. 그 때는 대부분 배우는 과목별로 정보를 정리했다. 하지만 깨닫지 못하는 상태에서 우리는 성인이 되어서도 같은 방법으로 정보를 정리한다. 하지만 학생이 아니라면 이런 식으로 정리하는 것은 효율적이지 않다. 직장에서는 시험도 없고 학점도 없고 학위도 없기 때문이다. 당신의 직장과 인생에서 중요한 것은 당신이 성취하고자 하는 결과이다. 당신은 새로운 제품을 출시하고, 휴가를 계획하고, 중요한 결정을 내리고, 판매 목표를 달성하고 싶을 것이다. 이럴 때 과목별로 정리된 정보는 별로 도움이 되지 않을 것이다.

대신 더 도움이 되는 방법은 “결과를 위한 행동”에 맞춰서 정리하는 것이다. 당신이 그래픽 디자인 프로젝트를 위해 일하고 있다면, 그 프로젝트에 관련된 자료를 모두 한 곳에 모아 놓는 것이다. 이렇게 하는 것은 당연한 것처럼 보이지만, 대부분의 사람들은 이렇게 하지 못하고 여러 곳에 분산된 자료를 찾느라 시간을 보낸다. 어떻게 하면 프로젝트 관련 자료를 한 곳에 모아 놓을 수 있을까? 그것을 위해서는 처음부터 자료를 그 방식대로 정리 해야만 한다. 


프로젝트별로 자료를 정리하지 않을 때 발생하는 문제들

1. 당신이 해야만 하는 일이 어디까지인지 정확히 알 수 없다

사람들이 가장 많이 하는 불평 중의 하나는 “시간이 없다” 이다. 당신이 해야 할 일이 너무 많은 경우, 이렇게 느끼기 딱 좋다. 하지만 당신이 당신의 일을 “영역”의 관점에서 볼 경우, 그 일을 얼마나, 그리고 어디까지 해야 되는지 정확히 파악하기 어렵다. 예를 들어 당신의 할 일 중에 “채용”이 있다고 하자. 그것은 인턴 채용부터 수십명을 채용하는 대규모 채용까지 다양하게 될 수 있다. 대신 ‘엔지니어링 매니저 채용” 과 같이 정확하게 기술된 프로젝트로 접근하면 어떨까?

2. 당신의 현재 노력을 당신의 장기적 목표에 정확히 연결할 수 없다

지식기반 작업의 가장 어려운 점 중의 하나는 그것이 우리의 창조성을 필요로 한다는 것이다. 창조성은 동기부여가 되지 않고서는 발휘되기 어렵다. 당신이 피곤하고 열정이 솟아나지 않는데 창조적인 생각이 떠오를 수 있겠는가? 우리의 동기부여를 불러일으키는 힘은 목표를 위해 나아가는 것이다. 우리가 어디로 가는지 정확히 안다면 우리는 그것을 이루기 위한 고통을 이겨낼 수 있다. 그런데 정확한 프로젝트의 그림이 그려지지 않는다면, 당신의 노력은 당신의 목표와 연결되기 어렵다. 예를 들어 당신의 업무 중에 “이벤트 관리”가 있다고 하자. 이것은 “분기별 직원 파티 준비”와 같은 보다 구체적인 행사 프로젝트로 바뀌어야 한다. 


당신이 원하는 인생을 위해서 정리하기

PARA정리 방법은 단순히 자료 정리를 위한 폴더를 만드는 것이 아니다. 이것은 당신의 업무와 인생을 효율적으로 정리하는 구조를 만드는 것이다. 이것은 당신이 살고 싶은 미래의 인생의 모습과 연결되도록 정보를 정리하는 것이다. 우리가 “정리”라고 불렀던 것의 대부분은 사실 할 일을 뒤로 미루는 것이 많다. PARA방법은 해야 될 일을 정확히 정의함으로써 남겨지는 일이 없도록 해주는 효과가 있다. 당신의 인생이 보다 효과적으로 앞으로 전진하기 원한다면, 오늘부터 PARA 방법을 실천해 보라.



참고문헌

The PARA Method: The Simple System for Organizing Your Digital Life in Seconds
https://fortelabs.com/blog/para/

How to Easily Organize Your Life with the PARA Method
https://thomasjfrank.com/productivity/how-to-easily-organize-your-life-with-the-para-method/

The “PARA method” says we can organize our digital lives into 4 simple categories
https://bigthink.com/smart-skills/para-method-organize-digital-lives-4-simple-categories/



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필자_조종희
인문학과 과학기술이 만나는 지점, 특히 새로운 기술이 가져올 인류의 미래에 대해 관심이 많다. 현재 미국 최대은행인 JP모건체이스에서 마케팅 분석을 담당하고 있다. 그 전에는 포드자동차, 빅토리아 시크릿과 오라클에서 근무했다. 카네기멜론대학에서 MBA 학위를 받았다. 저서로는 "클라우드의 미래에 투자하라"가 있다.